Praktisch: 9 stappen

Een visitatie verloopt in 9 stappen. Bij elke stap geven we uw corporatie graag advies en hulpmiddelen om het optimale resultaat te behalen.

1.   Voorbereiding

In deze stap oriënteert u zich op de visitatie. Het is belangrijk dat het bestuur en de raad van commissarissen samen bepalen wat uw corporatie met de visitatie wil bereiken en waarvoor u de visitatie wil gebruiken. Begin ruim op tijd (minimaal zes maanden). Uw corporatie moet uiterlijk vier jaar na de datum van het vorige visitatierapport weer gevisiteerd zijn.

• Neem kennis van de methodiek van visitatie. Daarin leest u onder meer hoe de punten waarop uw corporatie beoordeeld wordt, worden bepaald. Dat is op basis van de prestatieafspraken en op de onderwerpen die u eventueel in de position paper als extra benoemt. 
• Bekijk voor meer en concretere handvatten om goed voorbereid de visitatie in te gaan ons stappenplan visitatie.
• Het is handig om het vorige visitatierapport te betrekken bij de voorbereiding, als een startpunt.
• Informeer de gemeente, de huurdersorganisatie en andere belanghebbenden over het voornemen tot visitatie, zodat ook zij zich kunnen voorbereiden.  

2.   Offerte en selectie visiterend bureau

U vraagt bij één of meer geaccrediteerde bureaus een offerte op en nodigt hen uit voor een gesprek. Nadat u een bureau heeft geselecteerd, meldt het bureau de startdatum van de visitatie bij SVWN.

• Bekijk wie de 5 geaccrediteerde bureaus zijn en bestudeer hun websites.
• Vraag andere corporaties naar hun ervaringen met de bureaus en bekijk recente visitatierapporten per bureau via uitgebreid zoeken.
• Besteed bij het beoordelen van een offerte aandacht aan de onafhankelijkheid van de visitatoren ten opzichte van uw corporatie, de samenstelling van de commissie, werkwijze, planning en kosten.

3.   Position paper

De directeur-bestuurder stelt bij de start van de visitatie (zelfreflectie) een position paper op, waarin hij/zij in maximaal 3 pagina’s aangeeft:

• waar de corporatie voor staat (missie/visie)
• wat de corporatie wil bereiken (doelen)
• waar de corporatie nu staat
• welke maatschappelijke prestaties (velden, thema’s) niet zijn opgenomen in de prestatieafspraken, maar wel relevant zijn voor het maatschappelijk presteren van de corporatie en die de directeur-bestuurder wel door commissie en belanghebbenden beoordeeld wil zien
• zijn/haar reflectie op:
  • het maatschappelijke functioneren van de corporatie (wat kan beter, waar ben ik tevreden over?)
  • het functioneren van de lokale driehoek (proces en inhoud prestatieafspraken).

4.   Uitvoering visitatie

De visitatiecommissie voert het onderzoek uit. Daarvoor zal ze allerlei documenten bij uw corporatie opvragen. En ze wil contact met uw stakeholders.

• Verzamel alvast relevante documenten zoals: woonvisie, prestatieafspraken, convenanten, jaarverslagen en periodieke rapportages.
• Bedenk of u nog andere relevante documenten heeft die u de visitatiecommissie wilt laten zien, bijvoorbeeld van specifieke projecten.
• Bedenk welke personen bij uw stakeholders u wilt betrekken. De wethouder of ook de beleidsambtenaar? Bestuur van de huurdersvertegenwoordiging, of ook andere huurders? En binnen uw eigen organisatie: ook het lijnmanagement?

5.   Rapportage

In een eindgesprek wordt het voorlopige visitatierapport met uw corporatie besproken.

• Aan de bevindingen en conclusies van de visitatiecommissie kunt u niet tornen. Wel krijgt u gelegenheid eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren. Lees alles dus zorgvuldig na, ook de teksten van geïnterviewden.
• SVWN beoordeelt of de methodiek correct is toegepast. Daarna is het rapport definitief.

6.   Reactie corporatie

Het bestuur en raad van commissarissen formuleren binnen 6 weken een inhoudelijke reactie.

• Reflecteer op het proces van visitatie en op de bevindingen.
• Geef aan hoe uw corporatie met de verbeterpunten aan de slag gaat.

7.   Publicatie

• Publiceer het rapport én de reactie op uw website.
• Stuur het rapport en de reactie naar huurdersvertegenwoordiging en gemeente.

8.   Bespreking met belanghebbenden

• Bespreek het rapport en de reactie met uw belanghebbenden, zoals de huurders en gemeente (B&W en Raad). Want daar was het allemaal om te doen: dat u hen laat zien hoe uw corporatie presteert.

9.   Continu verbeteren

• Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt uw corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.

---