Praktisch: 5 stappen

Hoe uw gemeente professioneel en efficiënt aan een visitatie meedoet? We geven u graag tips en hulpmiddelen om zoveel mogelijk resultaat te behalen uit elke stap. 

1.   Voorbereiding

Zodra een corporatie een visitatie bij uw gemeente aankondigt, kunt u zich voorbereiden. Een visitatie vraagt van een gemeente haar mening te geven over de prestaties van de corporatie, de relatie en communicatie, en de invloed op het beleid.

• In de methodiek leest u precies op welke punten naar de mening van uw gemeente wordt gevraagd.
• In onze handreiking 'De gemeente en visitatie' leest u meer over het instrument ‘maatschappelijke visitatie van woningcorporaties’ vindt u handvatten voor het visitatiegesprek. 
• Verzamel informatie over de prestaties van de corporatie, uw onderlinge verstandhouding, gewenste ontwikkelingen, en vorm een mening namens de gemeente.
• Is de corporatie eerder gevisiteerd? Het oude rapport vormt een goed startpunt.
• Vraag de corporatie naar haar position paper, waarin ze een eigen visie geeft op haar prestaties. De corporatie is niet verplicht om deze position paper vooraf met u te delen, maar het mag natuurlijk wel.
• Bekijk eventueel visitatierapporten van andere corporaties in uw gemeente, of van vergelijkbare corporaties in andere gemeenten via uitgebreid zoeken.
• Geef de corporatie aan welke punten uw gemeente graag op de agenda ziet. 

2.   Selectie visiterend bureau

Een onafhankelijk bureau voert de visitatie uit. De corporatie selecteert een geaccrediteerd bureau, wat garandeert dat ze de visitatiemethodiek objectief toepast. Ieder bureau legt wel eigen accenten en pakt het nét iets anders aan. De corporatie betaalt en bepaalt wie de opdracht krijgt.

• Bekijk alle geaccrediteerde bureaus. Als uw gemeente een voorkeur heeft, kunt u de corporatie daar eventueel over informeren.
• Bekijk welk bureau de opdracht heeft gekregen. Bestudeer eventueel hun website. 

3.   Uitvoering visitatie

Het bureau stelt een onafhankelijke visitatiecommissie op die het onderzoek uitvoert. Zij benadert uw gemeente rechtstreeks om een moment en locatie af te spreken voor het diepte-interview. De corporatie is hier niet bij aanwezig. 

• Bepaal wie namens de gemeente in gesprek gaat met de visitatiecommissie.
• Bereid het gesprek voor, bedenk welke onderwerpen u wilt bespreken?

4.   Rapport bespreken

Wanneer het rapport helemaal definitief is, publiceert de corporatie het op haar website en stuurt ze uw gemeente een exemplaar. De corporatie is verplicht deze met uw gemeente te bespreken.

• Bespreek met de corporatie welke punten uw gemeente belangrijk vindt. Geef aan hoe u komende periode in dialoog wilt blijven over deze punten.

5.   Continu verbeteren

Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt de corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.

---